Transformacja onboardingu: Od offline do online

Od 12 marca – dnia, w którym przeszliśmy na tryb zdalny – zatrudniliśmy 12 osób, co stanowi ponad 10% całego naszego zespołu. Jedna z nowych koleżanek w zespole już w ciągu pierwszego tygodnia, na tyle dobrze odnalazła się w organizacji, że podpisała umowę z nowym klientem. W jaki sposób wpłynął na to onboarding? Co zrobiliśmy, aby w trybie zdalnym wdrożenie było równie skuteczne, co na żywo?

W Whites dużą wagę przywiązujemy do kultury organizacji. Staramy się zatrudniać osoby, dla których w pracy ważne są te same wartości, co dla nas. Jesteśmy zaangażowani – zależy nam na projektach, których się podejmujemy, sprawczy – lubimy pracować i brać odpowiedzialność za powierzone nam zadania i cenimy transparentność. Nowi pracownicy w pierwszym dniu pracy poznają (oprócz swoich obowiązków) nasze podejście do klientów, do pracy i atmosferę. Zależy nam, aby każdy nowy pracownik mógł jak najszybciej odnaleźć się w realiach firmy i poczuć się komfortowo w zespole. Jak odpowiednie wdrożenie wpływa na sukces firmy? Gdy nowe osoby czują się z nami swobodnie, pracują z większym zaangażowaniem, co powoduje, że zostaną z nami na dłużej oraz zaoowocuje efektami biznesowymi

Dlaczego onboarding jest dla nas ważny?

Efektywny onboarding to taki, który pozwala zaaklimatyzować się nowemu pracownikowi na trzech poziomach: relacyjnym, biznesowym i procesowym. To od zaadresowania potrzeb na każdym z nich zależy, jak szybko pracownik nauczy nowych zadań, zrozumie biznes, pozna ludzi i procesy. Skutecznie zrealizowane wdrożenie sprzyja zaangażowaniu i większej satysfakcji z pracy. W ciągu ostatniego roku, na potrzeby nowych projektów, zatrudniliśmy niemal 30 osób. Aby utrzymać kulturę organizacji, rosnąc w takim tempie, potrzebujemy sprawdzonego systemu, który będzie pomagał w adresowaniu potrzeb na każdym z poziomów. Zdajemy sobie sprawę, że wpływ na decyzję o pracy w danej organizacji ma nie tylko wynagrodzenie, ale również to, jak się w niej czuje dana osoba oraz czy utożsamia się z jej wartościami i celami. Niezwykle ważne jest więc sprawne wprowadzenie nowych pracowników w życie organizacji oraz zapewnienie przejrzystych zasad współpracy.

Na wartości zwracamy uwagę już na poziomie rekrutacji. Posłuchaj podcastu o naszej kulturze organizacji i procesie zatrudniania pracowników.

Pierwszy dzień w pracy często wiąże się ze stresem dla pracownika. Dlatego warto skupić się przede wszystkim na budowaniu relacji oraz wzajemnego zaufania z nową osobą. Kiedy pracowaliśmy stacjonarnie, angażowaliśmy we wdrożenie cały zespół, z którym współpracowała nowa osoba. Każdy miał przydzieloną rolę w procesie – od przywitania, przez bieżące wsparcie, po przekazywanie wiedzy o narzędziach, relacjach i firmie. W ramach wprowadzenia w organizację nowi pracownicy otrzymywali również przewodnik z bazą wiedzy o firmie, w którym były odpowiedzi na najważniejsze pytania. Staraliśmy się, aby ten dzień był jak najprzyjemniejszy – często zabieraliśmy nową osobę na lunch, oprowadzaliśmy po biurze, przedstawialiśmy członkom zespołu.

Jak dostosowaliśmy onboarding do online?

Tak jak wiele firm, tak i my na początku marca zostaliśmy zmuszeni do błyskawicznej transformacji w tryb zdalny. Co za tym idzie, również wdrożenie nowych pracowników musiało przejść zmianę. Nie mogliśmy sobie pozwolić na zamrożenie procesów rekrutacyjnych – dołączenie do zespołu niektórych osób było planowane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. W nowych warunkach nasz dotychczasowy proces wdrożenia nie był możliwy do zrealizowania. Musieliśmy podejść do tego zagadnienia w nowy sposób.

Co było największym wyzwaniem?

• Brak bezpośredniego kontaktu

Wcześniej cały zespół był zaangażowany we wdrożenie, co sprzyjało nawiązywaniu relacji. Oprócz tego w biurze było więcej okazji do pogawędki – w kuchni, na korytarzu. Był to bardziej naturalny kontakt niż pisanie wiadomości. Następowała również interakcja z osobami, z którymi nie współpracujemy bezpośrednio, a które spotykało się na co dzień w biurze. Obecnie należy w tym celu organizować odrębne spotkanie online. Co ważne, widząc się każdego dnia, łatwiej zauważyć emocje i nastroje. Pracując zdalnie, należy być o wiele bardziej czujnym i wrażliwym na to, co dzieje się u pracownika.

• Zapewnienie komfortu psychicznego

Obawialiśmy się, że w przypadku zdalnego obejmowania nowego stanowiska stres może być jeszcze bardziej odczuwalny. Jak zminimalizować dyskomfort i sprawić, żeby pierwszy dzień był jak najprzyjemniejszy?

• Sposób budowania relacji w zespole

Relacje pomagają nam dbać o poczucie wspólnoty, a to z kolei sprzyja zaangażowaniu. Współpraca zdalna utrudnia naturalne budowanie relacji i poznawanie pracowników. Brakuje dostępu do wspólnej kuchni oraz możliwości prowadzenia swobodnych, krótkich rozmów przy kawie czy przy obiedzie.

Etapy onboardingu

Postanowiliśmy, że onboarding online będzie składał się z kilku etapów. Zaprojektowaliśmy nie tylko pierwsze dni pracy, ale również proces przed jej rozpoczęciem.

I. Pierwszy etap to pre-onboarding. Na tym etapie dbamy o dopięcie wszystkich szczegółów technicznych (narzędzia pracy) i formalnych – podpisane elektronicznie dokumentów. Zależy nam na tym, aby nowi pracownicy wiedzieli jak najwięcej jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Nie każdy posiada doświadczenie w pracy w trybie zdalnym, więc dużą uwagę przywiązujemy do instrukcji narzędzi, z których korzystamy i rozpisania planu dnia. Dostarczamy też informacje o buddym, dostępach i logowaniu.

II. Pierwszy dzień pracy rozpoczynamy od spotkania dotyczącego narzędzi. W Whites korzystamy m.in. ze Slack’a, Google Meet, czy Google Drive. Każdy zespół posiada również dodatkowe narzędzia pomagające w organizacji pracy. Sprawdzamy, czy wszystko działa, wprowadzamy w kwestie komunikacyjne, opowiadamy, do czego służy i jak korzystać z każdego rozwiązania. Tego samego dnia odbywa się również spotkanie zapoznawcze z bezpośrednim przełożonym oraz zespołem. Staramy się nadać temu spotkaniu lekką formę – to raczej nieformalna pogawędka przy kawie, a nie oficjalne wdrożenie. To ważny dzień również dla Działu HR – włączają się w niego wszystkie osoby, które opiekują się nowym pracownikiem, odpowiadają na jego potrzeby i są backupem technicznym w razie jakichkolwiek komplikacji.

III. Zdecydowaliśmy się na zmianę materiałów wdrożeniowych. Nowi pracownicy otrzymują od nas gotowy kalendarz na cały pierwszy tydzień pracy. Do tego dołączyliśmy materiały z kluczowymi informacjami o firmie. Są one dostępne na dysku wspólnym, dzięki czemu pracownicy mogą w każdej chwili do nich zajrzeć.

IV. Rozszerzyliśmy proces wdrożenia o możliwość poznania osób, które są kluczowe dla funkcjonowania firmy – organizujemy spotkania z zarządem i zespołami back office. Wprowadziliśmy również wdrożenie międzydziałowe. Ważnym aspektem jest organizacja wspólnych spotkań dla wszystkich nowo zatrudnionych. Chcemy, aby nowe osoby wspierały się wzajemnie w poznawaniu miejsca pracy i wymieniały się swoimi doświadczeniami. To pomaga w budowaniu wspólnoty.

V. Stworzyliśmy dedykowany kanał na Slacku, na którym zrzeszamy wszystkich nowych pracowników. Dzielimy się na nim wszelkimi materiałami onboardingowymi, monitorujemy, czy każdy posiada niezbędne do pracy informacje, ale również dbamy o samopoczucie oraz odpowiadamy na potrzeby nowych osób. To nasz onlinowy odpowiednik kolegów i koleżanek z biurka obok.

VI. Wprowadziliśmy nową funkcję – buddiego, czyli opiekuna/opiekunki dla wdrażanej osoby. To drugi bezpośredni kontakt po team leaderze. Buddie dba o samopoczucie oraz komfort pracy nowej osoby. Rola team leadera nie zmieniła się – zarówno online, jak i offline towarzyszy nowemu pracownikowi w pierwszych dniach pracy. Natomiast funkcja buddiego w trybie stacjonarnym nie była potrzebna. Każdy członek zespołu wspierał nowego pracownika, odpowiadając na wątpliwości i codzienne pytania. W trybie pracy online trudniej jest się zapoznać ze zwyczajami firmowymi. Buddie zapełnia tę lukę, pomaga w integracji z zespołem, wdrożeniu w codzienne obowiązki.

VII. Dodatkowo Dział HR utrzymuje bieżący kontakt. Zamiast wspólnej pogawędki w kuchni dba o regularny kontakt online. To dla nas ważne, aby znać potrzeby nowych pracowników i na nie odpowiadać. Dzięki tym informacjom możemy również cały czas udoskonalać cały proces wdrożenia.

Co jest najważniejsze w zdalnym onboardingu?

• Z naszych obserwacji wynika, że niezwykle istotne jest zadbanie w pierwszej kolejności o wdrożenie techniczne. Zapewnienie swobody oraz zyskanie pewności, że pracownik, wie jak korzystać z narzędzi to podstawa całego onboardingu. Bez tego trudno o komfort pracy czy nawet sprawne przeprowadzenie dalszych części procesu.
• Wydłużenie wdrożenia. Widzimy, że pracownicy potrzebują więcej czasu na zapoznanie się z organizacją. Nie dzieje się to naturalnie, jak w przypadku pracy na miejscu. Dlatego też staramy się przygotować harmonogram na cały pierwszy miesiąc pracy. Dzięki temu nowi członkowie zespołu osiągają samodzielność i pewność w działaniu stopniowo, nie zostają „wrzuceni na głęboką wodę”.
• Wyzwanie związane z budowaniem relacji adresujemy za pomocą spotkań zespołowych oraz międzydziałowych. Każdego dnia odbywają się spotkania daily – w zespołach, a kilka razy w tygodniu otwarte dla wszystkich pracowników szkolenia, spotkania rozwojowe czy integracyjne inicjatywy oddolne. Takie spotkania ułatwiają późniejszą komunikację z innymi zespołami, niwelują opór przed kontaktem za pomocą komunikatora.
• Prowadzimy stałą komunikację. Zarząd, który zwykle spędza czas razem z zespołem, obecnie regularnie kontaktuje się z pracownikami, organizując spotkania z serii AMA (Ask Me Anything), informuje o sytuacji biznesowej firmy i planach na najbliższe tygodnie.
• Z perspektywy pracownika cenne okazało się wsparcie buddy'ego – dzięki niemu szybciej można poczuć się swobodnie oraz mieć pewność, że jest ktoś, do kogo możemy się zwrócić w każdej chwili z wątpliwościami.
• Jasne wytyczne i instrukcje do zadań. W kontakcie online, szczególnie zanim się poznamy, trudniej o sprawną komunikację. Zwracamy szczególną uwagę na upewnienie się, czy wszystko jest zrozumiałe. Zwiększyliśmy także częstotliwość komunikacji z inicjatywy pracowników z dłuższym stażem.

Czy wdrożenie w kulturę organizacji zdalnie jest możliwe? Efekty

Samo przeprowadzenie procesu adaptacyjnego nie daje nam gwarancji sukcesu. Staramy się mierzyć efektywność onboardingu i w razie potrzeby wprowadzać w nim zmiany. Efekty onboardingu można oczywiście rozpatrywać długofalowo, mierząc efektywność pracowników, realizację zakładanych celów, czy rotację. W krótkiej perspektywie skupiamy się głównie na badaniu:

• zadowolenia i satysfakcji z komunikacji na etapie pre-onboardingu oraz z pracy w pierwszym miesiącu,
• stopnia zadowolenia ze zbudowanych relacji z przełożonym i zespołem,
• użyteczności wiedzy uzyskanej podczas onboardingu w codziennej pracy,
• efektywności formy, sposobu i tempa prowadzenia szkoleń onboardingowych,
• narzędzi pracy,
• wsparcia buddy'ego,
• rozumienia roli, zadań oraz celów na danym stanowisku,
• wsparcia ze strony HR,

Aby poznać stanowisko nowych pracowników, stosujemy dwie drogi. Pierwszą z nich jest anonimowa ankieta, która umożliwia szczerą i obiektywną komunikację, a druga to rozmowy z Działem HR. Czasami to właśnie z rozmów możemy wyciągnąć cenne wnioski, dlatego nie zamykamy sobie tej drogi i jesteśmy uważni na feedback. Wyniki ankiety wypełnionej przez pracowników wdrażanych zdalnie są bardzo pozytywne. Feedback przekazywany w rozmowach również wskazuje na zadowolenie z procesu. Biznesową skuteczność onboardingu potwierdzają pierwsze sukcesy nowych pracowników, np. członkini zespołu, która w pierwszym tygodniu pracy podpisała umowę z nowym klientem.